El enemigo no es la reunión

Desde que el ser humano dio el primer paso con esa condición, si no fue la primera acción, debió estar entre las iniciales cuando una tarea requería más de una persona: reunirse, algo tan viejo como andar a pie.

Imaginemos una cacería durante la comunidad primitiva, en la cual primero hay que encontrar el objetivo, acorralarlo y después capturarlo, todo con el uso de ideas que para implementarlas siempre hay que establecer coordinaciones.

De no ser así, aquellos seres prehistóricos hubieran estado corriendo dispersos tras un animal que les ganaba en fuerza o agilidad sin poderlos capturar, dada las desventajas de ser un grupo desunido y actuando sin coherencia.

Seguramente aquellos primitivos tenían rudimentarios recursos, pero con un plan previamente concebido en colectivo, en una reunión, lo mismo capturaban un gigantesco mamut, como una diminuta avecilla que les sirviera de alimento.

En esas comunidades primitivas seguramente ya había “reuniones” alrededor del fuego, consejos de ancianos o asambleas para tomar decisiones colectivas, que son versiones tempranas de las reuniones actuales de trabajo o de dirección.

Las instituciones modernas no son los inventores de la reunión, pero la organizan y regulan para que esa capacidad innata de dialogar y coordinar se convierta en una herramienta consciente de conducción de grupos y procesos.

Muchos las critican y asocian con pérdida de tiempo —sobre todo cuando son largas o poco productivas—, pero bien concebidas y organizadas, cumplen funciones clave como alinear objetivos y estrategias y favorecer la comunicación directa, algo que otroa vía no logra del todo.

También facilitan tomar decisiones colectivas, donde se aportan experiencias y sirve como control, evaluación y retroalimentación sobre el trabajo, pero el problema suele aparecer si no tienen un propósito claro, no se respetan los tiempos, o se usan solo por rutina.

Una reunión mal concebida y conducida no solo es improductiva, también desgasta y genera rechazo hacia ese propio instrumento de trabajo, pero la mayoría de esos problemas se pueden prevenir si se conocen bien los errores típicos. 

Los errores más frecuentes empiezan en la propia convocatoria: reuniones innecesarias, sin objetivo claro o con un tema que se podía resolver por otro canal (correo, mensaje, conversación breve).

También es muy común no definir ni comunicar una agenda concreta, de modo que los participantes llegan sin saber qué se va a tratar ni cómo prepararse. 

Otro fallo habitual es invitar a demasiadas personas o, peor aún, dejar fuera a alguien imprescindible para la decisión o la información que se necesita, lo que hace que luego haya que repetir discusiones o posponer acuerdos.

Finalmente, se descuida la logística: horario inadecuado, solapamiento con otras tareas críticas, problemas de local o de medios (equipos, conectividad), que ya predisponen mal a los participantes.

En estas notas, concentramos la atención en la preparación antes de la reunión, pero también existen normas para desarrollarlas durante ellas y al concluir, pero esos temas los reservamos para próximos viernes.